whistleblowerpolitik
Ocean Prawns A/S
Strandgade 10,
3730 Nexø DK
CVR-nr.: 15516631
Denne whistleblowerpolitik (”Politikken”) gælder for Ocean Prawns A/S inklusiv koncernforbudne selskaber (”Koncernen”) og beskriver samt regulerer Koncernens whistleblowerordning (”Ordningen”), hvorved der kan foretages indberetning af (”Alvorlige Forhold”). Ordningen er tilgængelig for Koncernens, selskaber, samarbejdspartnere, leverandører samt øvrige interessenter (”Potentielle Whistleblowere”). Proceduren for behandling af indberetninger via Ordningen er beskrevet overordnet i Politikkens Bilag 1, som du finder længere nede på denne side.
Indledning og formål
Formålet med Politikken er at forklare, hvordan Ordningen fungerer. Politikken skal ligeledes sikre at potentielt vigtige forhold bliver indberettet ved at give mulighed for rettidig vejledning og oplysning til Potentielle Whistleblowere. Ordningen har blandt andet som formål at forbedre mulighederne for, at Potentielle Whistleblowere kan påpege og udtale sig om ulovlige eller Alvorlige Forhold på en tryg og sikker måde uden at frygte, at indberetningen får negative konsekvenser for den Potentielle Whistleblower.
Ordningen kan benyttes, hvis man oplever eller har mistanke om alvorlige forhold i Koncernens virksomheder eller ved forhold og aktiviteter med tilknytning til Koncernen.
Som udgangspunkt opfordres Koncernens medarbejdere til at tale med deres nærmeste chef eller et medlem af direktionen i disse situationer, men det er også muligt at benytte Ordningen uden forudgående advisering til ledelsen.
Whistleblowing er en vigtig metode til at afdække ulovlige forhold og uønsket forretningskultur i Koncernen. Whistleblowing giver Koncernen mulighed for at imødegå og rette op på problemer. Alle Potentielle Whistleblowere opfordres derfor til at indberette Alvorlige Forhold, som de bliver opmærksomme på, via Ordningen.
Hvem kan indberette?
Indberetninger kan foretages af alle Potentielle Whistleblowere. Det er op til den Potentielle Whistleblower, om de ønsker at benytte Ordningen anonymt. En Potentiel Whistleblower der benytter sig af Ordningen vil i Politikken herefter være betegnet som en (”Indberettende Part”).
Hvad kan indberettes?
Ordningen kan benyttes til indberetninger om alle konstaterede Alvorlige Forhold, herunder ulovlige forhold. Indberetning kan også ske, hvis en Potentiel Whistleblower har en begrundet mistanke om Alvorlige Forhold. Som specifikke eksempler på forhold Alvorlig Forhold kan nævnes;
Økonomisk kriminalitet
Korruption
Uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring
Fysisk eller psykisk vold
Seksuelle krænkelser
Øvrig upassende adfærd
Alvorlige brud på arbejdssikkerhed
Brud på miljøregler
Alvorlige overtrædelser af interne politikker og retningslinjer.
Enhver Indberettende Part bør være opmærksom på, at lov 2021-06-20 nr. 1436 om beskyttelse af whistleblowere (”Whistleblowerloven”) dikterer, at indberetninger til en whistleblowerordning er beskyttet mod repressalier for den indberettende part under visse betingelser. For indberetninger, der er dækket af Whistleblowerloven eller Whistleblowerdirektivets anvendelsesområde, vil enhver Indberettende Part være beskyttet imod enhver form for repressalier fra Koncernen.
Der kan alene indberettes om Alvorlige Forhold, der er begået af medarbejdere i Koncernen eller hvor en medarbejder eller, hvor en medarbejder eller en person med anden nær tilknytning til Koncernen er involveret.
Ordningen skal ikke anvendes til indberetning af øvrige forhold, som ikke udgør Alvorlige Forhold, som eksempler herpå kan nævnes indberetninger om lønforhold eller generelle samarbejdsvanskeligheder. Ved Politikken og Ordningen yder Koncernen ikke nogen yderligere eller særskilt beskyttelse for indberetning af forhold, der falder udenfor Whistleblowerloven og Whistleblowerdirektivets anvendelsesområde.
I tvivlstilfælde opfordrer Koncernen til, at der foretages en indberetning. Alle indberetninger vil blive registreret, behandlet og taget alvorligt.
Hvordan indberetter man?
Indberetning kan foretages gennem links fra Koncernens hjemmesider og intranet sider. Indberetninger kan ligeledes foretages direkte til bestyrelsesplatformen Board Office.
Følgende link kan benyttes til at foretage indberetninger under Ordningen - klik her.
En indberetning kan foretages såvel skriftligt som mundtligt, dog alene via ovenstående link. Det er ikke muligt at indberette på andre måder, end dem der er angivet i Politikken. Dog er det altid mulighed for at benytte den nationale Whistleblowerordning: https://whistleblower.dk/indberet.
Det er muligt i forbindelse med en indberetning at anmode om, at indberetningen skal ske på et fysisk møde. I sådanne tilfælde kan indberetning ikke ske anonymt, da det er nødvendigt at kunne rette en henvendelse til den Indberettende Part.
Hvem behandler indberetninger?
Indberetningerne behandles af Koncernens ansvarlige for Ordningen. Koncernen har til dette formål oprettet en whistleblowerenhed, der består af medlemmer udpeget blandt Koncernens bestyrelse (”Whistleblowerenheden”). De ansvarlige vil underrette Koncernens ledelse om indberetninger, medmindre indberetningen angår ledelsen.
Hvordan behandles indberetningerne?
Whistleblowerenheden bekræfter modtagelsen af en indberetning indenfor syv dage. Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af det indberettede forhold.
Hvis Whistleblowerenheden vurderer, at sagen er omfattet af Ordningen, bliver den nærmere undersøgt. Nogle gange vil behandlingen af Indberetningen foregå med hjælp fra eksterne parter, for eksempel advokater eller revisorer.
Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist. Den Indberettende Part vil få besked herom.
Hvis det er nødvendigt for at imødegå Alvorlige Forhold, kan oplysninger blive delt med politiet eller anden offentlig myndighed. I det omfang det er muligt og under hensyntagen til sagsbehandlingen i øvrigt vil den Indberettende Part blive orienteret herom.
En sag slettes i systemet, når sagsbehandlingen er afsluttet, enten fordi forholdet er løst eller fordi indberetningen ikke kunne tages under behandling. Oplysninger givet i forbindelse med en indberetning samt indhentet under sagsbehandlingen heraf opbevares, behandles og slette i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
Hvad sker der efter indberetning
Efter en indberetning er det muligt for Indberettende Part at logge sig på whistleblowersystemet og følge med i sagens nærmere behandling. Det er muligt, at sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål eller anmoder om yderligere dokumentation. Enhver dialog via systemet er anonym, og der er intet krav om, at Indberettende Part deltager i yderligere dialog eller sagsbehandling. Undladelse heraf kan dog hæmme arbejdet med at afdække det indberettede forhold.
Fortrolighed og IT-sikkerhed
Enhver Indberettende Part kan vælge at være anonym eller at foretage anmeldelsen fortroligt. Alle indberetninger, der ikke anmeldes anonymt, vil i videst muligt omfang blive behandlet fortroligt. Hvis den Indberettende Part ønsker at være anonym, skal den Indberettende Part vælge en indberetningsform, der sikrer, at deres identitet ikke bliver oplyst. Den Indberettende Part skal ligeledes sikre, at der ikke i indberetning og det materiale der evt. medsendes, er oplysninger, der kan henføres til den Indberettende Part.
Behandling af personoplysninger i forbindelse med indberetningen under ordningen sker i henhold til Whistleblowerloven samt databeskyttelseslovgivningen i øvrigt.
Alle indberetninger foretaget med rimelig grund er beskyttet mod repressalier af enhver karakter. Hvis man indgiver en indberetning i ond tro, kan det få negative konsekvenser, herunder for et evt. ansættelsesforhold.
Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, drives af Board Office, som er en uafhængig tredjepart og garanterer for sikkerheden samt anonymiteten i den software, som Board Office stiller til rådighed.
Oplysning om registreringen til den indberettede person
Koncernen er forpligtet til at orientere den/de personer, der er indgivet indberetning om med oplysning om det indberettede forhold. Ved hver enkelt indberetning vil der blive foretaget en konkret vurdering af hvilke oplysninger, der kan videregives og hvornår, så orienteringen ikke får konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold.
Den/de personer, der er indgivet indberetning om, vil ikke blive orienteret om, hvem der har foretaget en indberetning.
Spørgsmål og kontaktoplysninger
Alle spørgsmål om Ordningen kan rettes til Ocean Prawns A/S, Tommy Bøgh Thomsen, enten på tlf. +45 4088 5156 eller via e-mail tbt@ocean-prawns.com.
Bilag 1:
Vejledende principper og procedure for indberetninger i henhold til Ordningen
Koncernen har fastsat følgende overordnede principper og procedurer for indberetninger der foretages under Ordningen:
Hvis den Indberettende Part har foretaget indberetningen som anført i afsnittet ”Hvordan indberetter man?” på side 2 ovenfor, vil Whistleblowerenheden nedskrive og registrere indberetningen og bekræfte modtagelsen af indberetningen inden for 7 dage fra modtagelsen.
Whistleblowerenheden er ansvarlig for at følge op på indberetningen og skal sikre, at indberetningen behandles af de(n) relevante person(er) i Koncernen.
Whistleblowerenheden vil foretage passende undersøgelser inden for rimelig tid.
Whistleblowerenheden vil overveje relevante og passende foranstaltninger, herunder videregivelse af oplysninger til Politiet eller andre offentlige myndigheder for at imødegå Alvorlige Forhold.
Den Indberettende Part vil modtage feedback på sin indberetning og blive informeret om Koncernens opfølgning inden for rimelig tid og generelt inden for 3 måneder.
Indberetningen vil blive håndteret og opbevaret i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.